Az örökbefogadások lebonyolítása igen kritikus pontja az állami szociális rendszernek, mivel fiatalok életéről kell gondoskodni. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a rendszer minél hatékonyabban tudjon működni, minimalizálja a gyerekek állami gondozásban töltött idejét, valamint a sikertelen örökbefogadások számát. A hatékonyság elősegítésének céljából rengeteg információra van szükség az örökbefogadási hálózat résztvevőiről.

Az örökbefogadási rendszer, közgazdász nyelven, egy úgynevezett kétoldalú párosítási piac. Párosítási piacok jelen vannak az élet minden területén, mivel rengeteg olyan helyzettel találkozhatunk, amikor egyszerre kell nagyszámú résztvevő párosítását megvalósítani úgy, hogy pénzkifizetések nem használhatóak. Képzeljük csak el az egyetemi felvételit, a gyakornokok elhelyezésének kérdését, vagy akár az örökbefogadási rendszert, amiről a továbbiakban szó lesz.

Az örökbefogadás esetében is keresleti és kínálati oldalról beszélhetünk. A kínálati oldalon állnak az örökbefogadásra váró, állami gondozott gyerekek, a keresleti oldalon pedig az adoptálni kívánó családok. Alapvetően jellemző erre a piacra a kereslet-kínálat kiegyensúlyozatlansága, mivel hatalmas mértékben eltér a kereslet egyes gyerekek esetében a különböző demográfiai jellemzők miatt. A keresletet jellemzően az adott gyerek kora, bőrszíne és speciális tulajdonságai/szükségletei határozzák meg. Egy csecsemőkorú fehér gyereket sokkal többen szeretnének örökbefogadni, mint az idősebb roma társát, nem beszélve a sérült gyerekekről. Ez azért jelent problémát a rendszernek, mert az állami gondozásban sokkal nagyobb arányban vannak az örökbefogadás szempontjából problémásabb gyerekek. Magyarországon jelenleg csupán a gyerekek 1/3-ára van kereslet.

Ahhoz, hogy az örökbefogadható gyerekek szülőkre találjanak, közvetítőkre van szükség. Olyan közvetítőkre, akik információval rendelkeznek az örökbefogadható gyerekekről és az örökbefogadni kívánó családok igényeiről. A közvetítők dolga, hogy egy adott gyerek mellé, megtalálják azokat a családokat, akik szívesen fogadnák őt örökbe és megvannak a megfelelő képességeik is a  speciális szükségleteinek kezelésére.

A közvetítők munkája sokféle képpen folyhat, de ennek milyensége, nem egyértelmű hogy hogyan hat a sikerességre. Ezt vizsgálták a Carnegie Mellon University és Boston College kutatói, mikor a Pennsylvániai Örökbefogadási Programmal együttműködve próbálták fejleszteni a helyi párosítási folyamatot. 3 különböző rangsorolási módszert teszteltek, hogy megmutassák az információ tényleges értékét.

• Az első esetben a közvetítők vagy a korra, vagy a speciális szükségletekre vonatkozó igények alapján, maguk kereshetnek családokat gyerekeknek.
• A második esetben már egy központi algoritmus működik, a családok preferenciáinak egyszerű beépítésével. Így például egy család azt jelezheti hogy 1-3 év közötti gyereket szeretne, és az asztma egy kizáró tényező, míg akár a süketség vagy egyéb speciális igény nem az.
• Az utolsó eset pedig egy továbbfejlesztett verziója a másodiknak, melyben a családok besorolása már nem csak az ismert életkor, speciális szükségletek preferencián, hanem a preferenciák súlyozásán is alapul. Ez mindössze annyit jelent, hogy ahogyan az előző esetben például beírhatták a szülők hogy szeretnék ha 1-3 év közötti, lehetőleg nem asztmás gyereket szeretnének, itt van lehetőségük jelezni, hogy ha az életkor esetleg csak közepesen fontos, viszont valamilyen egyéb körülmény miatt, asztmás gyereket semmiképp sem áll módjukban befogadni.

Eredményeikben azt találták, hogy a második módszer jelentősen csak akkor sikeresebb az elsőnél, ha kifejezetten sok gyerek és család van a rendszerben, tehát amikor a közvetítő szociális munkások túlterheltek. Azonban a harmadik minden esetben számottevően sikeresebb az első kettőnél. Becsléseik szerint, 15-35%-al csökkentheti a sikertelen párosítások számát az első két módszerhez képest úgy, hogy ez a közvetítőknek jóval kevesebb munkájába kerül. A különbség azokon a területeken igazán szembetűnő, ahol kevesebb régióra bontva, tehát nagyobb piacokon működik a párosítás.

A tanulmányból az is kiderül, hogy a harmadik rendszerben jóval kevesebb olyan eset várható, ahol a család elutasítja a hozzájuk örökbefogadásra kínált gyereket, ezzel a folyamat jelentősen fel is gyorsulhat. Ha visszakanyarodunk a felsorolásban előhozott példához, látjuk hogy a harmadik módszer esetében nem fordul elő, hogy a családnak felajánlanak egy asztmás gyereket, aki minden egyéb feltételnek megfelel. Ugyanez a gyerek a második módszer szerint egy egész jó párnak tűnhet a családhoz, mivel közel 100 szempont van, és nem derül ki mennyire jelentős, hogy ezek közül egyben nem megfelelő.

A kormány.hu szerint Magyarországon évente mintegy 700-750 új gyermek válik jogilag örökbefogadhatóvá, de csak kevesebb mint 500 örökbefogadása realizálódhat a gyermekek életkora, egészségi állapota és nemritkán testvérkapcsolataik miatt. A gyámhivatal dönt arról, hogy az örökbefogadni kívánó családok milyen korú, egészségi állapotú és hány gyermek örökbefogadására alkalmasak. Az örökbefogadást pedig helyezési értekezlet keretei között a területi gyermekvédelmi szakszolgálat készíti elő, ahol szakemberek (a gyermek gyámja, gondozója, örökbefogadási tanácsadók, pszichológusok) közreműködésével eldöntik, hogy a jelentkezési sorrend szerint soron következő jelentkezők közül kinek mutatják be a gyermeket.

Ezek alapján Magyarország is küzd számos olyan problémával, amik a pennsylvaniai esetben hátráltatták a folyamat eredményességét. Területileg töredezett a rendszer, sokan dolgoznak gyerekek és családok relatíve kis csoportjaival és az örökbefogadás szempontjaiból problémásabb gyerekek kiefejezetten nehezen találnak családra. Ezekre természetesen nincs egyszerű megoldás. Azonban egészen friss kutatások szerint, a családok igényeinek csak kis mértékben javított struktúrálásával, illetve ehhez igazított  központosított párosító algoritmus bevezetésével hasonló helyzetben várhatunk javulást.