Nem szükséges Elon Musk-nak lenni ahhoz, hogy észre vegyük a technológia szerepének előtérbe kerülését nem csak az egyének, de a vállalatok mindennapjaiban is. Az olcsó források (támogatott hitelprogramok és nemzetközi támogatások) rekord szintű beruházási kedvet teremtettek hazánkban (KSH, 2017), amelyek közül az információtechnológiai (vagyis IT) befektetések viszik a prímet, 22%-os részesedésükkel (24.hu, 2016).

A cikk írói: Berei Gábor, Móder Mercédesz, Kapusi Kriszti és Urbán Krisztián Vajk

Habár egyre nagyobb hangsúlyt kapnak az IT projektek a vállalati beruházások terén, felmerülhet a kérdés, hogy ezek miként is teljesítenek. Egy 2009-es IDC (International Data Corporation) tanulmány szerint a projektek 25%-a elbukik, míg másik 20-25%-uknak egyszerűen nincs hatása a vállalat megtérülési mutatóira. Az IT projektek maradék 50%-a sikeresnek mondható, bár komoly utólagos munkát igényel a bevezetésük (Pucciarelli & Wiklund). Hazánkban is folyamatosan növekszik az IT befektetések száma, melyek jövőbeli eredményességére nézve kevéssé bíztatók ezek az alternatívák. Mit érdemes másként csinálni annak érdekében, hogy a magas finanszírozási igénnyel rendelkező IT beruházások valóban pozitív hatással legyenek a vállalat termelékenységére?

Problémák a folyamat bármely szakaszában megjelenhetnek: a projekt kiválasztásától; a lebonyolításán át az utólagos szervezetbe való beágyazódásig. Aral mind közül az IT befektetés kitűzött stratégiájával való összhangot emelte ki, ami a projekt kiválasztásakor felmerülő kérdés. Ez a kritikus sikertényező. Az egyedi, vállalatspecifikus sikerkritériumokon túl egy általános IT beruházás portfoliót dolgozott ki, mely abban nyújthat segítséget, hogy milyen mélységű és típusú IT beruházás illeszkedik a legjobban a korábban azonosított stratégiai alternatívához.

Álljunk csak meg! Vannak különböző IT beruházások? Aral szerint az IT beruházások nem homogének, több irányultsága létezik a projekteknek. A különböző erőforrás igényeken túl az is különbség közöttük, hogy milyen stratégiai célt szolgálnak.

Egy vállalatba bevezetett közös intranet rendszer például ennek a legalapvetőbb szintjét képezi. Aral ezt a típust Infrastrukturális IT beruházásnak nevezi, hiszen rugalmas alapot adhat a későbbi üzleti kezdeményezéseknek. Ezek rövidtávon magasabb költségekkel járnak, mint a legtöbb kezdeti beruházás, azonban hosszú távon megtérülnek a magasabb jövedelmezőség és az alacsonyabb működési költségek miatt.

A következő csoportba a Tranzakcionális befektetéseket sorolta, amelyek célja a gyakran ismétlődő rutinfeladatok automatizációja. Ilyen beruházás lehet például egy elektronikus számlázási rendszer bevezetése. A folyamat-automatizáció következtében kevesebb idő és erőforrás felhasználás mellett, hatékonyabban lehet végrehajtani a feladatokat, így csökkenti a működési költségeket.

Ismétlődő közhely, hogy az információ hatalom. Aral szerint ha nő az információellátottság egy vállalatban, akkor dinamikusabban tud alkalmazkodni a változékony környezethez. Az Információs befektetések alatt a dinamikus, riportáló és üzleti intelligenciarendszereket értjük, melyek segítségével megalapozottabb üzleti döntéshozatal alakítható ki. Az alaposabb elemzések és döntések segíthetnek felismerni az új üzleti lehetőségeket, vagy a potenciális veszélyeket, így növelve a vállalat jövedelmezőségét.

A legkomplexebb befektetési forma a Stratégiai befektetés, amely egy-egy új termék fejlesztéséhez vagy akár az egész cég üzleti modelljének újragondolásához köthető. Tehát ez főként a vállalat innovációs képességét növeli.

Azonban a stratégia és az IT összhangja koránt sem elég, ha nincsenek meg a megfelelő IT kompetenciák (munkavállalói és menedzseri) és rutinok, amelyek az IT képességeken keresztül támogathatnák a sikeres beruházást. Aral felismerte, hogy a fenti elmélet kiegészíthető a különböző szintű IT képességek hatásaival is. Arra jutott, hogy ahol magasabb a szervezeti IT fejlettség, ott a korábban bemutatott stratégiai eredményeken túl, egyéb másodlagos hatások is jelentkeznek. Például az infrastrukturális és tranzakciós befektetések hatásai magas IT képességekkel karöltve nem csak az eredetileg várt kedvező piaci értékek vagy alacsonyabb működési költségek mentén jelentkezhetnek, hanem a működési hatékonyságra, jövedelmezőségre vagy akár innovációra is pozitív hatással lehetnek.

Aral kutatási eredményeinek magyarországi megvalósulásáról magyar üzleti és IT tanácsadókat is megkérdeztünk.

Az IT beruházások sikerességét Aral szerint nagymértékben befolyásolja, hogy a szervezet mennyire elkötelezett a bevezetést illetően. Ádám Gábor (IFUA) szerint Magyarországon a kis- és középvállalatok esetében elég erőteljes tulajdonosi szerepvállalás. Ezzel szemben Holenda Balázs (PWC) szerint, habár a döntések felsővezetői szinten születnek az előterjesztés és így a szervezeti beágyazottság a középvezetői szinteken valósul meg. Mivel Magyarországon kevés vállalati központ található, jellemző a hazai IT beruházásokra, hogy az anyavállalat szintjén születnek meg ezek a stratégiai döntések. Gere Péter (Detecon) szerint jellemző, hogy nem azok indítanak el IT projekteket, akik a végső felhasználói lesznek a rendszernek, így felmerülhet a veszélye annak is, hogy egy jól funkcionáló rendszert cserélnek le egy kevésbé jól teljesítőre.

A választott IT beruházásnak minden esetben támogatnia kell a választott stratégiai irányokat, Ádám kiemelte, hogy az IFUA ezt a szemléletet közvetíti az ügyfelei számára, míg Gere szerint sok esetben hiányzik egy közvetítő szereplő, aki az üzleti igényeket képes a technológia nyelvén is megfogalmazni. Ez a szerepkör segíthet megvalósítani az Aral által megfogalmazott IT befektetési portfoliót.

És végül hogyan állapítható meg egy beruházásról, hogy sikeres volt-e? Aral piaci árfolyamok, költségszintek vagy bevételkategóriák mentén kívánta szemléltetni a siker megvalósulását, míg a megkérdezett szakértők egyértelműen naturális szemléletben határozták meg azt. Pénzügyi mutatók helyett ők ügyfél-, és munkavállalói elégedettségben, valamint megtakarított munkaórákban mérnék az egyes projektek kedvező hatásait, kiemelve, hogy talán ez a visszamérés a legkomplexebb feladat a szakmájukban.

Aral szerint az összhang a kulcsa mindennek. Ezután már csak egy kérdés maradt: ha ennyire egyszerű a recept, miért bukik el sok projekt, illetve mit is értünk bukás alatt? Esetünkben a bukásnak nevezzük azt az állapotot, ha nem teljesülnek az előre meghatározott elvárások (idő, erőforrás, realizált teljesítmény). A szakértői vélemények azt emelték ki, hogy sok esetben azért sem érdemes teljesmértékű bukásról (leállásról) beszélnünk, mert ezek a mega projektek, rengetek érintettel és magas erőforrásigénnyel rendelkeznek. Egy idő után magas útfüggőség jelentkezik, tehát hamar elérkezik az a pont, ami után nem érdemes leállítani a projektet, inkább a végrehajtás mellett köteleződnek el, még az alacsonyabb eredményesség reményében is.

Sinan Aral a Rajk László Szakkollégium 2018-as Herbert Simon díjasa. Nyílt díjátadó előadása 2018. június 14. 18:00 órakkor lesz. Regisztrálni az eseményre itt lehet.